Dada la importancia de tener un estricto control en el manejo del suplemento, considerando que éste es un bien de la nación y su mal uso puede ser observado por las instancias fiscalizadoras, y en su caso, se tenga que resarcir el daño originado, en apego al Artículo 131 de la Ley General de Bienes Nacionales, hay que tomar las medidas necesarias, a efecto de reducir en lo posible el deterioro del suplemento y establecer el control de inventario adecuado del mismo, para lo cual es necesario apegarse al presente manual para el almacenamiento y control de inventarios y a lo establecido en los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 11 de noviembre de 2004.

Almacenamiento.

Las unidades de salud son construcciones no habilitadas o diseñadas para el almacenamiento del suplemento alimenticio, sin embargo, para evitar que se dañe aplique las siguientes estrategias básicas:

• Almacenar en un lugar cerrado, seco y bien ventilado.
• Al dar el suplemento a la población, haga la entrega de los sobres de acuerdo con las fechas de caducidad más próximas, para evitar que éstos lleguen al término de su vida útil.
• Organizar las cajas por tipo de suplemento, sabor y fechas de caducidad, facilitando su visibilidad, con el propósito de mantener un mejor control del suplemento utilizar la técnica de manejo de inventarios Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), a efecto de evitar siempre sobres caducos.
• Separar las cajas de la pared a una distancia aproximada de 10cm.
• Las cajas deben descansar sobre una base seca (tarima), de aprox. 10 cm. de alto.
• Almacenarlos en un lugar adecuado, libre de humedad, de los rayos solares y del polvo .
• No almacenar las cajas cerca de sustancias químicas o de artículos de limpieza.
• Evitar que las cajas se mojen.
• La estiba máxima es de 10 cajas, no exceder el número permisible.
• Por ninguna razón, el suplemento podrá quedar almacenado a la intemperie.
• No azotar, aventar o dejar caer las cajas, esto provoca que se estallen los sobres en el interior de las cajas.
• Verificar si existe un plan para el control y erradicación de plagas dentro del estado para llevarlo a cabo en las unidades y d e acuerdo con las políticas del estado, llevar a cabo el plan, a efecto de evitar que éstas dañen el producto .
• Si al momento de abrir una caja contiene uno o más sobres rotos, separe estos y reparta a la población los que si están en buen estado. Para los sobres en mal estado separados instrumente el procedimiento para darlos de baja, o utilícelos para las sesiones demostrativas de preparación que se realizan con las titulares de las familias, vigilando que no se consuma por la población.

Control de inventarios

Una vez que recibe el suplemento en la unidad, archive la copia del recibo con el cual comprobará el total de cajas que recibió por parte de la empresa distribuidora.

En caso de que la Unidad apoye con suplemento a otras unidades por redistribución interna en el estado, registre la salida del suplemento en un recibo, el cual debe contener los datos de la Unidad de donde sale, tipo de suplemento, sabor, fecha de caducidad, número total de sobres, nombre y firma del responsable que entrega los sobres, fecha de la entrega, nombre, firma y cargo de la persona que recibe. Así mismo, al momento de elaborar el informe mensual de existencias, la unidad que entrega el suplemento tiene que anotar la salida del suplemento y la unidad que lo recibe tiene que registrar el ingreso del suplemento en el mismo formato.

Al momento de otorgar el suplemento a la población y asegurar un adecuado reporte de lo realizado, registre la entrega en el tarjetero de control del estado nutricional del niño y en el Tarjetero del control de la mujer embarazada o en lactancia, especificando el número total de sobres de suplemento alimenticio entregados al beneficiario, y la firma o huella digital de la titular de la familia de recibido. Consultar los instructivos del Sistema de Información correspondiente.

Para el caso de las auxiliares o asistentes rurales de salud, deben registrar la entrega de la dotación del suplemento en sus tarjeteros, especificando el total de sobres entregados a niños y mujeres, así como del estado nutricio de los menores de cinco años y de las mujeres embarazadas.

Registrar en el reporte de existencias los días 25 del mes, para lo cual integrará los datos referidos el formato “Cédula para el control de suplemento alimenticio por unidad médica/unidad móvil” (Anexo 7A) , y los enviará a su jurisdicción correspondiente, cada jurisdicción integrará los informes de cada una de sus Unidades de salud y los enviará a la coordinación estatal a través de la “Cédula para el control de suplemento alimenticio por Jurisdicción Sanitaria” (Anexo 7B) , el responsable estatal concentrará la información de las jurisdicciones sanitarias o regiones y las enviará a su respectivo nivel central a través de la “Cédula para el control de suplemento alimenticio por Estado “, Anexo (7C) , lo anterior en apego a las fechas establecidas en el calendario de actividades de suplemento alimenticio .

Es importante identificar que en el apartado de suplemento alimenticio recibido del distribuidor, debe coincidir con lo que se solicitó para el estado, por lo que tiene que verificar constantemente las cifras reportadas en este apartado, con relación a las solicitas y autorizadas por la CNPSS.

A efecto de no perder el control entre los apartados de entradas por redistribución y salidas por redistribución, las fechas de los procesos de redistribución al interior del estado deben coincidir con las fechas de corte del informe de existencias, a efecto de que no quede suplemento en tránsito y este no sea reportado en el informe.

Consideraciones para el llenado del formato de control de existencias.

• La fecha de corte para elaborar el reporte será, al igual que la del Sistema de Información (SIS) o SISPA, el 25 de cada mes.
• La fecha límite para la entrega del informe de existencias a la Comisión es el día 15 del mes siguiente al que se reporta.
• Las cantidades de sobres reportadas como entregadas a niños y mujeres, deben ser las mismas que se reportan en el SIS o en el SISPA.
• Las existencias al inicio del período, serán las mismas que las del fin del período anterior, en caso de tener diferencias, debe acotar en el rubro de observaciones las causas que originaron las diferencias.
• La fuente de información para reportar los sobres entregados a la población es el formato SIS-SS-I-Oportunidades del mes una vez que se ha integrado la información correspondiente.
• Realizar la sumatoria de los sobres recibidos en la unidad, considerando para ello la copia del recibo que presenta la empresa distribuidora al momento de entregar el suplemento.
• Anotar a qué período corresponde el suplemento que recibió por parte de la empresa distribuidora.
• Vigilar que el suplemento recibido por redistribución interna sea la misma acotada en el rubro de entregada para redistribución, en caso de que haya diferencias, anotará en el renglón de observaciones las causas que originaron las diferencias.
• La unidad de salud reportará sus existencias a la jurisdicción o Región, ésta a su vez las integrará, las validará y las enviará a su nivel Estatal correspondiente, en apego a las fechas establecidas en el calendario estatal de actividades de suplemento alimenticio.
• El Nivel Estatal consolidará los reportes de las Jurisdicciones o Regiones e informará a su nivel central, en apego a las fechas establecidas en el calendario de actividades de suplemento alimenticio.
• El IMSS Oportunidades, bimestralmente informará a la Secretaría de Salud sus niveles de inventarios, en apego a las fechas establecidas en el calendario de actividades de suplemento alimenticio.