De acuerdo con la información enviada al representante estatal de la empresa distribuidora, se deberá informar a los responsables de los centros de salud, definidos como puntos de destino final, las cantidades que se le enviarán detalladas por mezcla y sabor.
Se acordará con el representante estatal de la empresa distribuidora, el calendario de distribución a los puntos de destino finales, haciendo del conocimiento de éste a los responsables de la recepción del suplemento.
Consideraciones para la recepción del producto en los puntos de destino final.
- Tener sello para la recepción del suplemento en todos los puntos de destino final definidos para la recepción.
- No recibir cajas en mal estado, o que denoten un mal manejo, o que tengan escurrimientos de polvo, en caso de que no se le acepten cajas al transportista, debe anotar en el recibo la observación del número de cajas, tipo de mezcla y sabor que no se aceptaron, para que se considere en la elaboración de la conciliación de la distribución respectiva.
- Realizar una inspección ocular al momento de que la empresa distribuidora entrega las cajas en la unidad por parte del transportista de la empresa distribuidora , para devolverle las cajas que presentan las características antes citadas.
- Recibir exclusivamente el suplemento solicitado para el punto, en las cantidades y mezclas definidas.
- No recibir suplemento que fue programado para otra unidad de salud, institución o estado.
- El horario estipulado para la recepción es de lunes a viernes de 09:00 a 18:00 hrs., salvo en casos excepcionales y justificables. Por cuestiones meteorológicas o naturales, puede ser recibido un envío en horario diferente, para el caso de las unidades del IMSS el horario es de 08:00 a 16:00 hrs.
- El personal de la empresa distribuidora debe colocar el suplemento en el lugar destinado para su almacenamiento o cerca de éste.
- La caducidad del producto, al momento de su recepción, debe amparar al menos un margen de 8 meses para su consumo, en caso de que este sea menor, no recibir el producto .
- No avalar la recepción del suplemento cuando personal de la empresa distribuidora lo haya dejado en la Unidad en ausencia del responsable de la misma.
- Una vez que se revisó que son las cantidades solicitadas para el punto, acusar de recibido en original y copia, en los formatos que lleva el personal de la empresa distribuidora. En ellos tiene que sellar, anotar fecha, hora de recepción, nombre, firma y cargo de la persona que recibe. En caso de observarse cualquier anomalía, ésta será anotada en los recibos.
- Una copia del recibo de entrega del suplemento de la empresa distribuidora quedará bajo resguardo del responsable de la Unidad.
- Contar con puntos de destino alternos en caso de siniestros naturales.
Además de la información de control de la empresa distribuidora, los formatos para la recepción del suplemento en la unidad, contendrán:
- Número del recibo.
- Nombre y domicilio del punto de destino.
- Cantidad de suplemento que entregan por mezcla y sabor .
- Fecha de entrega.
- Periodo (bimestre) al que corresponden.
- Número del o los lotes del suplemento que entregan.
- Fechas de caducidad del producto.
Informar a nivel estatal cualquier anomalía detectada, por cajas en mal estado, no recibidas, caducidades, incumplimiento en los calendarios de entrega de la empresa distribuidora, entrega en lugar u horario no establecidos, entrega de cantidades diferentes a las solicitadas (faltantes o excedentes), maltrato a las cajas al momento de su descarga en las unidades, etc.
La solución a las anomalías se debe dar en primera instancia a nivel estatal, si por alguna razón no es posible establecer acuerdos conforme al convenio o contrato vigente y que sea en beneficio de la operación y por tanto de la atención a la población beneficiaria, deberá ser turnada a las oficinas centrales respectivas, ya sea de la Secretaría de Salud o del IMSS, para su gestión ante los representantes de la empresa distribuidora.