ACUERDO
número 109 por el que se reestructuran el sistema de documentacion y
archivo de la Secretaría de Salud y el centro que lo coordina, así como
el comité técnico interno de administración de documentos.
Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice:
Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría de Salud.
JESUS KUMATE
RODRIGUEZ, Secretario de Salud, con
fundamento en lo dispuesto en los artículos 9o. y 39 de la Ley Orgánica de la
Administración Pública Federal; 5o. fracción Xl y 7o. fracción XXlX del
Reglamento Interior de la Secretaría de Salud, y
CONSIDERANDO
Que el 18 de octubre de 1984 se publicó en el Diario
Oficial de la Federación el acuerdo por el que se crea el Comité Técnico
Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Salubridad y
Asistencia, con el objeto de establecer, formular y difundir la normatividad en
materia de archivo y administración de documentos.
Que el 6 de febrero de 1986 se publicó en el mencionado
órgano de difusión el acuerdo número 58 por el que se crea el Sistema de
Documentación y Archivo de la Secretaría de Salud y el Centro que lo Coordina,
con el objeto de diseñar, emitir y aplicar normas, políticas y metodologías
necesarias y acordes con las que en la materia dicte el gobierno federal,
tendientes a la coordinada interrelación entre las unidades administrativas que
el mismo menciona.
Que el Centro de Documentación y Archivo de la Secretaría
de Salud tiene competencia para promover la integración y operación del
Sistema mencionado, así como para identificar y captar de manera sistemática y
permanente, los materiales informativos y documentales que se elaboren para los
programas a cargo de la Secretaría, tanto por sus unidades administrativas
centrales, como por los órganos administrativos desconcentrados y por las
entidades que conforman el sector salud.
Que el Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos forma parte del Sistema de Documentación y Archivo de la Secretaría
de Salud, facilitando el aseguramiento de una administración óptima de los
recursos de información documental y de archivo con que cuenta la propia
dependencia.
Que a fin de evitar duplicidad de funciones entre el
Centro de Documentación y Archivo de la Secretaría de Salud y el Comité Técnico
Interno de Administración de Documentos, complementar las actividades que
realizan, hacer más ágiles y expeditos los servicios que tienen a su cargo,
avanzar en la modernización administrativa en esa materia, asegurar la
administración óptima de los recursos de información documental y de archivo
con que cuenta esta dependencia, y simplificar la estructura del sistema de
documentación y archivo de la Secretaría de Salud, he tenido a bien expedir el
siguiente:
ACUERDO NUMERO 109 POR EL QUE SE REESTRUCTURAN EL SISTEMA
DE DOCUMENTAClON Y ARCHIVO DE LA SECRETARlA DE SALUD Y EL CENTRO QUE LO
COORDINA, ASI COMO EL COMITE TECNICO INTERNO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.
ARTICULO PRlMERO.- El Sistema de Documentación y Archivo
de la Secretaría de Salud, el cual será coordinado por el Centro de
Documentación Institucional, tendrá por objeto la elaboración, emisión y
aplicación de las normas, políticas y metodologías en materia de administración
de documentos necesarios para la interrelación de las áreas del propio Sistema
y acordes con lo que dicte el gobierno federal.
ARTICULO SEGUNDO.- El Sistema quedará constituido por las
unidades siguientes:
I.- Las Unidades de Documentación, Archivo y
Correspondencia con que cuentan las unidades administrativas del nivel central,
los órganos desconcentrados y los Institutos Nacionales de Salud;
ll.- El Centro de Documentación Institucional;
Ill.- El
Comité Técnico Interno de Administración
de Documentos, y
IV.- Los demás que en su caso se establezcan.
ARTICULO TERCERO.- El Sistema de Documentación y Archivo,
para su operación, se conformará con los subsistemas siguientes:
A.- El Subsistema red de archivos, que estará integrado
por las siguientes instancias:
I.- Normativas:
a) La Unidad Central de Administración de Documentos del
Centro de Domentación Institucional, y
b) El
Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos.
II. Operativas:
a) La Unidad Dentral de Correspondencia de la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales;
b) Las Unidades de Documentación en Trámite o de
Administración de Documentos de las unidades administrativas del nivel central,
de los órganos desconcentrados por función o por territorio, así como de los
institutos nacionales de salud;
c). La Unidad de Archivo de Concentración de la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales, y
d). La Unidad de Archivo Histórico del Centro de
Documentación Institucionales.
B.- El Subsistema de información Institucionaí estará
conformado por las siguientes instancias:
I.- Normativa:
La Unidad de enlace del Centro de
Documentación Institucional, y
II.- Operativa: Los representantes que designen los
titulares de las Unidades Administrativas Centralizadas, Desconcentradas y de
los Institutos Nacionales de Salud.
ARTICULO CUARTO.- El Centro de Documentación
Institucional de la Secretaría contará con un titular, designado por el
Secretario de Salud a propuesta del Oficial Mayor del Ramo, su integración y
operación se realizará con los recursos existentes y la disponibilidad
presupuestal correspondiente.
ARTICULO QUlNTO.-
Corresponde al Centro de Documentación
Institucional de la Secretaría de Salud:
I.- Determinar e instrumentar las normas, lineamientos,
metodologías y técnicas especificas para regular la producción y el control
documental dentro del Sistema de Documentación y Archivo de la Secretaría, así
como supervisar su funcionamiento y evaluar su desempeño;
Il.- Promover la celebración de acuerdos de coordinación
necesarios para que las entidades paraestatales que le corresponde coordinar a
la Secretaría, así como las entidades federativas descentralizadas en materia
de prestación de servicios de salud, se integren al Sistema de Documentación y
Archivo de la Secretaría de Salud;
III.- ldentificar, captar, procesar y custodiar de manera
sistemática y permanente, el material informativo y documental que se elabore
para los programas a cargo de la Secretaría de Salud;
IV.- Fungir como Unidad Central de Administración de
Documentos de la Secretaría y ser el enlace con el Archivo General de la Nación;
V.- Coordinar al Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos;
VI.- Coordinar la operación de los subsistemas de red de
archivos y de información institucional;
VII.- Fungir como centro de referencia en materia de
documentación en salud y administración pública y promover la recuperación e
integración de la información administrativa, técnica e histórica en salud,
soportada en cualquier medio, tales como acervos documentales, filmicos,
bibliotecas, cinetecas, bancos de información y registros automatizados, entre
otros;
VIII.- Ser el vínculo institucional permanente entre la
Secretaría y la Unidad de la crónica Presidencial de la República;
lX.- Poner a disposición de los usuarios, externos o
internos, la documentación de los acervos que posee, así como los del Archivo histórico
de la Secretaría de Salud, mediante la difusión de éstos y el
intercambio bibliotecario con otras instituciones, y
X.- Promover el fortalecimiento de las bibliotecas y
centros documentales de la dependencia.
ARTICULO SEXTO.- El Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos es el órgano de consulta, integración y promoción
normativa de Archivo y Administración de Documentos de la Secretaría y estará
integrado por un presidente, un coordinador y un secretario técnico. Fungirá
como presidente el Oficial Mayor de la Secretaría, como coordinador el titular
del Centro de Documentación Institucional y como secretario técnico quien
designe el Oficial Mayor.
ARTICULO SEPTIMO.- Para un mejor desempeño, se integrarán
como miembros del Comité a que se refiere el artículo anterior con voz y
voto los titulares de las unidads de documentación en trámite de las unidades
administrativa centrales y de los órganos desconcentrados, así como de los
Institutos Nacionales de Salud, de las unidades centrales de correspondencia, de
archivo de concentración, y de archivo histórico.
ARTICULO OCTAVO.- El Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos de la Secretaría de Salud, tendrá las siguientes
funciones:
I.- Inducir al mejoramiento y modernización de los
sistemas archivísticos institucionales;
II.- Coadyuvar en el funcionamiento efectivo y coherente
del Subsistema Red de Archivos de la Secretaría;
III.- Procurar homogeneidad y mejor coordinación entre
las unidades encargadas del manejo de la correspondencia y los archivos a nivel
institucional;
IV.- Propiciar el adecuado desarrollo del proceso de
normalización de los servicios archivísticos de la Secretaría;
V.- Promover la adecuación institucional de los
lineamientos emitidos en la materia por el Archivo General de la Nación y
el Comité Técnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo del
Sector Público Federal;
VI.- Fungir como factor de retroalimentación y orientación
para la gestión de los órganos normativos del Sistema Nacional de Archivos, y
VIl.- Las demás que sean necesarias para el cumplimiento
de su objeto.
ARTICULO NOVENO.-
El Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos, sesionará en forma ordinaria por lo menos una
vez cada tres meses y extraordinaria cuando así se requiera, de conformidad con
las reglas internas de operación que expida el propio Comité.
Cuando lo considere conveniente, el
Comité podrá
invitar a sus sesiones a representantes de otras dependencias del Ejecutivo
Federal, de las entidades federativas y de los sectores social y privado.
TRANSITORIOS
PRIMERO.-
El presente acuerdo entrará en vigor al día
siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Ia Federación.
SEGUNDO.- Se dejan sin efecto el Acuerdo por el que se
crea el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la
Secretaría de Salubridad y Asistencia, así como el Acuerdo Número 58 por el
que se crea el Sistema de Documentación y Archivo de la Secretaría de Salud y
el Centro que lo Coordina, publicados en el Diario Oficial de la Federación el
18 de octubre de 1984 y el 6 de febrero de 1986, respectivamente.
TERCERO.- Se concede un plazo de 30 días a partir de la
fecha de publicación de este Acuerdo, para que el Centro de Documentación
Institucional de la Secretaría de Salud y el Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos expidan sus reglas internas de operación.
CUARTO.- Se derogan las disposiciones que se opongan a
este acuerdo.
Dado en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los
cinco días del mes de abril de mil novecientos noventa y tres.- El Secretario
de Salud, Jesus Kurnate Rodríguez.- Rúbrica.
Fecha de
Publicación: 19 de abril de 1993